高校相对社会而言是一个自成系统相对独立的小社会，在这样一个特定的空间中，由特定的群体（师生）在从事特定活动（教与学、科研等）所形成的原始记录构成了高校档案。鉴于其重要性每所高校都无一例外地专门设置了档案馆或者档案室进行集中保管和提供利用。但是无论是社会还是在高校均普遍存在如下现象：“我们为社会精心保存的作为‘社会记忆’的档案，却很少引起广大民众的兴趣，有些人甚至不知道‘档案’究竟是什么，档案馆在何处。”①对此，档案学界大多认为，档案馆馆藏结构单一，多为政务档案，距离公众生活较远。并由此提出档案部门要努力丰富馆藏，建立具有特色的档案。笔者认为，上述对策理论上虽可行，但是实践中却不能真正有效地改变档案馆的利用现状和社会形象，这已经从我国最近几年的实践中得到了证明。一、档案价值的利用特点
我们应从档案的基本价值利用特点来分析产生上述现象的根本原因。众所周知，档案的基本价值包括凭证价值（即凭证作用）和情报价值（即参考作用），而其利用却具有如下特点：
1.档案的凭证价值具有利用越少越好的特征
档案的凭证价值具有利用越少越好的特征，这是因为只有在国家、社会组织或个人的权益受到了影响、侵害等情况下，人们才会对它们产生利用需求。而馆藏档案的凭证价值较少被利用，从一定程度上讲恰是社会安定的良好表现。这就意味着档案存在的本身起到了稳定社会，维护国家、社会组织和个人权益的作用，而这也正是档案所具有的其他文献资料无法比拟的优越性所在。
从档案利用学角度讲，对档案凭证价值的利用也是对档案最低水平的利用。目前高校档案馆的档案利用多停留在这一利用水平上。
2.档案情报价值的可转移性使得档案的利用具有隐蔽性特点
具有情报价值的档案信息又具备信息的一般属性：可扩充性、可归纳性、可替代性、可传输性、可转换性、可扩散性、可分享性等等，因而使得档案的这种情报价值很容易转移到其他文献形式或信息载体中，人们对档案信息的一般需求可以借助于其他信息形式得到一定程度有时甚至是完全程度上的满足。从而人们在利用其他媒体信息传播的内容是与档案所包含的内容是一致的时候，却没有感受到实际上是档案在发挥作用，这就是档案利用的隐蔽性特点。
从档案利用学角度讲，档案情报价值的利用对档案较高水平的利用。因为情报的生产过程实际上包括了信息的收集、整理、加工、分析和组织等一系列复杂的有序化步骤。将大量无序的档案信息经过“生产”转变为有序信息——情报，是对档案信息资源的深度开发，凝结着情报生产者的一般劳动。
二、高校档案馆服务方式变革的必要性
1.高校档案馆服务方式变革的理论基础
由于档案价值利用的上述特点导致了档案理论价值与公众对档案的实际认知价值的不对等性。这种不对等性是指学术理论界（档案学界和历史学界）对档案价值的认识、评价与社会一般公众对档案价值的认识、评价之间的差异甚至是巨大反差。
对于档案的价值，档案学界和史学界等一致认为档案是重要的信息资源，具有其他文献资料无可替代的特性。美国杰出历史学家查尔斯?安德鲁斯曾说：“构成一个国家和一个民族真实历史的，并不是那些偶然的插曲和浮在表面的事件，而是国家机构和社会组织的本质面貌，……‘对过去文物的关心，是衡量一个国家文明水平的最好尺度。’而这类文物中在价值和重要性方面全都居于首位的就该说是档案了。”②但是社会上普通的广大公民对档案和档案工作却与上述认识形成了强烈的反差，以致联合国教科文组织的文件都明确写到：“今天，人们普遍认为信息是国家发展必不可少的基本资源。那些强调某类信息对国家发展具有特殊作用的计划正在执行中。遗憾的是，过去和现在，几乎没有什么计划充分注意到了每一社会最基本、最熟悉、与信息最相关的资源——政府的文件与档案。”③
上述对档案价值认识问题如此明显的反差，客观上所体现出的正是档案的理论价值与公众对档案的认知价值的不对等性。对一般公众来说，对某种事物的认识，除必要的知识接受外，人们在实践中对事物价值的切身体会起着更为重要作用。二者结合才能实现对事物的理性认识与感性认识的统一。那么针对这种客观状况，档案工作者面临的一个重要课题，就是如何根据档案的实际社会影响，提高档案在社会上的认知程度，从而有效地激活社会其他领域的潜在档案需求，使档案的价值得到广泛的应用和发挥。
2.高校档案馆服务方式变革的实践基础
目前高校档案馆的利用仍是停留在简单的、低水平的利用方式上，大多是高校中相关的职能部门来查阅档案的凭证价值。而对档案情报价值的利用则很少，这在很大程度是由于档案信息是直接产生于社会实践中，是对当时某一活动的最初的数字、文字和图像等的记载，而不是事后的概括和总结，使得档案不可能有严密的逻辑和缜密的语言。所以一方面使档案具有真实可靠的特点，另一方面又使档案显得杂乱无章，不像图书信息那样系统、完整和有序。对于这种情况连学术研究者利用起来都较费劲，更别提一般的利用者了。这显然与今天人们普遍对信息需求要求广、快、精、准的情况是不相适应的。所以作为高校档案工作者应将服务方式变革的目标定在档案的情报价值的开发上，即将纷繁芜杂的档案信息进行、组合加工成通俗易懂、喜闻乐见的编研产品，提供给师生，使他们在利用的过程中能够感受到是档案在发挥作用，尽量减小档案情报价值利用的隐蔽性。所谓通俗易懂即是从大众的知识水平出发，运用他们最熟悉的语言形式——最接近口语形式的书面语来写作。
三、高校档案馆服务方式变革的探讨
1.高校档案工作者的工作理念需要转变。
对于高校档案馆服务方式的变革首先是需要档案工作者的工作理念的转变。因为在任何社会实践活动中，人始终是唯一的能动的主体，其功能的发挥对实践活动起着至关重要的作用。可以说没有档案工作人员观念的创新，档案工作理论、制度、服务等的创新是不可能实现的。必须改变传统的“等客上门”、“守株待兔”的被动、封闭式的服务方式。因为这种简单、水平低下的服务方式不仅容易使人们认为档案工作简单，从而轻视档案工作。同时也使档案工作者感到工作的单一、枯燥乏味以及缺乏成就感而轻视自己所从事的工作。诚如一位美国档案工作者所讲：“也许我们从事的工作非常重要，但是如果档案不用，又有谁知道它的存在，又有谁知道我们在干什么呢？在20世纪当信息能从各种渠道得到时，档案人员再继续扮演看门人是一种时代的错误，我们职业的荣誉和社会地位依赖于档案的利用。”④
2.根据高校档案工作的特点进行服务方式的变革。
高校档案工作有其独特性，它是集高等教育和档案工作特点于一身，肩负着教育和档案的双重服务功能。因此，我们档案工作者要扩大视野，把档案工作放在高等教育的大平台上，把高校档案馆定位于学校的一个窗口来建设，而不仅局限于学校内部的一个职能部门。对于具体服务的方式可以有多种形式，如：举办各种展览、开展档案知识讲座、档案咨询服务等。本文主要是探讨高校档案馆利用档案情报价值，借助现代信息技术来参与校园文化的建设的服务方式。因为校园文化是一种环境教育力量，建设校园文化可以营造一种氛围，可以陶冶学生情操塑造学生健康的人格，全面提高学生的素质。
（1）借助现代信息技术开发档案的情报价值，参与校园文化的建设。
现在有很多高校档案馆都在对馆藏档案进行数字化处理，可以将数字化处理后的档案信息进行整合后转化为新的社会科学知识；或对某一学科、专题范围的档案信息进行收集鉴别、分析综合，以概述现状，预测发展趋势等，然后以主题的形式通过网络及时发布出去，即为档案信息的在线编研。为学校各部门及师生提供及时、准确的情报信息，通过网络发布档案编研信息可以弥补因书籍出版周期长而影响信息传播速度的不足，使信息的时效性得到保证。同时由于档案信息所独具的最直接、最真实的特点，也为当前网络环境中充满媚俗化的传媒信息带来一缕清新的气息。因为大众媒介的一般信息、表象信息、共同信息已经可以满足受众的一般需要。从心理学角度讲，目前受众迫切需要的是真相信息，以及对他们有价值的知识信息、思想信息、历史信息。
另外，由于高校招生规模的扩大和设施的逐步完善，高校校园已成为互联网用户最密集的区域。在互联网中，大学生作为独立的个体和主体，他们能构建一套独立于主流文化之外的模式，主流文化的影响力将显得苍白无力。加上大学生思想活跃、阅历较浅、文化科学知识结构尚不完善，世界观、人生观、价值观正处于变动不定的整合状态中，还有现实社会对他们的吸引、触动与挤压，使他们的人格及心理极易受到正反两方面的影响。这就急需正确的文化导向。因此对于历史悠久的高校，其发展历程可以称得上是中国近现代史和我国高等教育事业发展的一个缩影，利用他们参与校园文化建设可以帮助学生了解历史、了解校情和国情，从而激发学生的自豪感和使命感。可以将其馆藏档案中蕴涵的丰富的爱国荣校的教育内容进行内容系统化，并和现实的重大问题相结合，形象生动地宣传适应我国社会历史条件和现实国情的主流意识形态，为大学生分析社会矛盾和反思思想困惑，提供科学的理论思维和正确的价值导向。抵制当前一些消极的、非理性文化对校园环境的侵蚀和影响。加强学生的信念教育，培养“胸怀祖国的坚定爱国者、素质全面的优秀建设者、信念坚定的可靠接班人”。
（2）建立档案信息反馈系统。
档案信息的反馈形式有多种，这里讲的档案信息反馈就是把对档案信息资源的开发及传播中所产生的作用和效果搜集回来，并对信息资源的再开发起调节、控制作用，以提高开发工作的科学性。现在我们可以借助网络技术，建立档案编研人员和利用者之间交互式的交流平台，使档案编研人员能够及时掌握利用者的信息需求，利于编研人员掌握编研的规律性。如：什么样的档案信息及服务方式才是受众关心的？怎样提供这些信息与服务才是有效的？档案信息开发的深度、广度应如何进行？等等。
索引：
①冯惠玲.拓展职能——“夹缝时代”档案职业的生存之策. 中国首届档案学博士论坛论文集编委会 编.21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集.2001：97
②转引自谢伦伯格.现代档案的原则与技术.北京：档案出版社 1983：14-15.
③倪丽娟.档案信息价值定位.档案与建设，1997，2：19－22.
④转引自宗培岭：对档案利用工作现状的思考.浙江档案，2000，9：31－39.
参考文献：
- 倪丽娟.档案信息价值定位. 档案与建设，1997，2
- 林清澄.“提高档案利用率”悖论. 档案，2001，2
- 刘东斌.档案利用与档案价值的反思. 档案管理，2004，1
作者简介：
郑慧玲 上海交通大学档案馆 上海市华山路1954号 邮编200030
电? 话：62932432?? Email:hlzheng@sjtu.edu.cn
