一、利用档案须知

　　1. 利用档案人员必须凭有效证件查阅档案。有效证件包括：学院各职能部门工作人员需要查阅本部门归档的案卷，可持本人工作证。利用其他部门形成的档案，需征得该部门的同意方可查阅。外单位人员须查阅学院档案，需出具所在单位的证明信及利用人的有效身份证件。

　　2. 为了保证档案的安全，在不能确认其身份的情况下，不接受查阅。一般不接受电话查询。确实不能到档案室查阅档案的可来函查询，函内必须提供相应的有效证件。

　　3. 利用档案人员必须爱护档案材料，不得在档案上勾画、涂改、增删、抽页、剪切等破坏档案材料的行为。

　　4. 利用档案人员在阅读档案时，禁止吸烟、吃食物等有可能造成档案损毁的行为。

　　5. 利用档案人员应在指定的场所查阅档案，不准把档案擅自带离规定的地方。

　　6. 利用档案人员应只阅读规定范围内的档案材料，未经许可，不得擅自阅读规定范围之外的档案内容。

　　7. 利用档案人员未经允许不准擅自拍照、抄录、复印，经批准的拍照、复印等也应该在不损坏档案的完好的理性化的前提下操作。

　　8. 利用档案人员需借阅档案，借阅时间一般不超过二周。确因工作需要，需办理续借手续。

　　9. 利用科研课题档案，本课题研究人员凭本人工作正或身份证直接查阅；非本课题组的本校或者外单位人员查阅须经该课题负责人签署意见，查阅获奖的课题证书、奖状须持单位介绍信（说明查阅目的）和本人工作证。

　　10.由于利用档案人员的原因，造成档案损坏或遗失，按国家《档案法》和《上海市档案条例》有关条款处理。

　　11. 档案归还时，须经过档案专职人员检查确认完好无损，方能办理归还手续。

二、利用档案对象与内容

1. 利用档案对象

学校党政领导

机关各职能部门 

各院、系、所直属机关

全体师生员工

社会需要提供服务和帮助的人员

2.利用档案的内容

为学院党、政领导及职能部门的决策提供资料

为学院的教学、科研、管理等各项工作提供服务和帮助

按规定向全校和社会开放档案

三、利用档案方式

档案阅览

档案外借（仅限于本校职能部门及二级学院）

档案复印

出具档案证明（成绩、学历等）

档案目录信息咨询

四、利用档案时间

 每周一至五（寒、暑假以及法定节假日除外）

每天上午8：30～11：00

   下午13：30～16：00

（利用者有特殊情况，需提前预约）