【摘要】本文通过论述高校出版档案对高校知识创造和出版工作的重要性以及新形势下出版档案优化的必要性，探讨了高校出版档案在综合管理性材料、样书及其前期审稿材料、期刊/学报/校报及其前期审稿单等五方面优化的具体措施，力争使其应用现代科技成果，实现出版档案的信息化建设，在高校档案体系中占有一席之地。

【主题词】高校? 出版档案? 归档? 优化? 措施? 样书? 电子文件

 

知识经济时代的高校是知识先锋的汇聚地，因而能屡屡凝结出人类智慧的精华。高校的出版档案就是反映高校出版单位编辑、出版这类图书的全过程及其出版成果的历史记录。其中最为重要的是样书，最具特色的是包括书稿原件的出版物前期审稿材料。因此，高校出版档案意义重要。 

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一、出版档案的重要性： 

首先，高校出版档案有利于各学科知识在高校的健康创造和广泛传播。样书——无论是种类繁多的纸质出版物，还是新颖精巧的电子出版物，将各种科研成果、学术理论等知识信息系统固化，成为知识物化的重要载体，蕴含着深刻的思想和卓越的智慧。综合性管理文件和各类出版物的前期评审材料，忠实地记录了知识产生、组织和物化的原生状态，展示了知识出版的全过程。而出版合同或协议、作者登记表、编审稿、获奖证书等作为著作权和版权的权威象征，是裁决知识产权纠纷的重要法律依据，不仅有利于维护出版社的自身权益和社会声誉，更能保护知识创造者神圣的知识产权，从而能不断鼓励作者知识创新的高涨热情，保证高校知识创新的合法有序。 

其次，高校出版档案有利于高校出版工作的科学管理和可持续发展。出版工作中书号、选题、发行、人事、财务等方面的管理无不依赖相应的档案材料，并且由此还能及时预见出版事业的发展方向，提高出版工作的动态效率，取得良好的社会效益和经济效益。综合性管理文件为出版工作制定各项政策、法规和措施提供了真实可靠的决策依据，保证了出版工作的权威性。而作为出版工作生动而翔实的历史纪录，高校出版档案对出版社撰写自身的辉煌历史、总结传统的出版经验、研究独有的出书特色、确定未来的发展定位，都有不可替代的前瞻性、连贯性作用，保证了高校出版工作的可持续性发展。 

可见，出版档案作为知识创新的见证，作为知识传播的媒介，是出版工作的基础，必须强化其在高校档案门类中的地位。 

二、.出版档案优化的必要性： 

1、出版档案的激增造成库藏空间压力。 

随着科教兴国的深入人心，我国高校的出版事业取得了迅猛发展，与此对应的高校出版档案的数量也在急剧增长。以上海交大出版档案为例，从1984年建立之初至进行优化前的2000年，出版档案的总卷数从每年近一百卷上升到五百多卷。其中，样书归档数就从每年的几本急速上升为近二百本，包含出版合同、审稿单、编审稿、修改记录的样书前期文件材料的案卷也从每年的几卷骤升为二百多卷。这既反映了高校出版事业的繁荣兴旺，也给高校档案馆有限的库藏空间造成巨大的压力。 

2、出版事业的问题削弱了出版档案的历史价值。 

尽管现代科技的发展给出版事业带来了荣誉和喜悦，但也使它面临着困惑与无奈。以出版教育类、学术类图书为主的高校出版社，由于“区域贸易壁垒”的存在，行业内不公平竞争加剧。某些出版单位迫于自负盈亏的压力，不是积极找寻良策，重视横向扩散和纵向挖掘；而是盲目跟风、重复出版，只顾引进、不顾效果，粗制滥造、低级克隆，甚至抄袭剽窃、买卖书号。这不仅影响出版物整体质量的提高，而且造成出版资源的严重浪费，使部分出版档案失去作为历史纪录的价值。 

可见，出版档案的优化势在必行。 

三、.出版档案优化的具体措施： 

国家新闻出版署早在1990年就发布了新出图字第445号文《关于重申高校出版社出版方针、任务及出版范围的原则规定的通知》，强调高校出版社为高校的教学、科研服务，以出版高校教材、教科书、其他教学用书和有关学术专著为主要任务；不得出版文艺创作、翻译小说、实用性图书及中小学辅导材料。 

因此，高校出版档案应在这一文件指导下，参照原国家教委[93]429号文《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合出版事业发展的新形势，对综合管理性材料、样书、样书前期审稿材料、期刊/学报/校报及其前期审稿单等出版档案的不同种类采取不同的优化措施，力争使其更贴近现实、更具有可操作性。 

1、综合性管理材料： 

包括上级主管部门关于出版工作的规定、通知和批复以及出版社工作中产生 

的计划、总结、重要请示、统计年报和工作简报等文件材料，是指导出版工作的原则性文件，反映了出版社全面的工作状况。应继续执行原国家教委[93]429号文一如既往地照收、照组、照归，并视相关内容的重要程度按永久和长期保管。 

2、样书： 

这是出版成果的最终体现，也是出版档案的优化重点，对出版档案的整体优化有决定性作用，应着重从样书的保管期限和出版形态加以优化。 

首先，主要依据样书内容的历史地位、学术水平、艺术价值、获奖或查处情况，并兼顾该书作者的知名度和出版情况，如发行数量、出版版次等方面，对各种载体的样书划分不同的保管期限，并适时销毁部分超过保管期限的样书，减轻库房压力。 

a.永久保管的样书： 

高校出版物中大批融汇本校名家、名师人生哲理、教育思想和科学成果的专著、论文、讲义、回忆录、教材等样书，必须定为永久保管。而反映学校教育历史发展轨迹的年鉴、方志及展现多种知识、体现出版水平的百科全书、词典等大部头著作，也应定为永久保管。同时，根据学校的定位目标，对有利于学校发展的样书也作永久保管。 

b.长期保管的样书： 

高校出版物中占有重要分量的、与本校设置的学科/专业/课程相关的教材、教学参考书和教学工具书以及与本校定位目标、学科发展一致的学术专著、研究报告、译著等样书，尤其是其中由本校教师编撰或著述的，展现了高校崭新的知识成果，有一定的历史价值，应定为长期保管。 

c.短期保管及不归档的样书： 

为了丰富出版种类，也为了争取更多的读者群，实现一定的经济效益，高校出版社也出版了一些社会消遣类图书，出版档案应该根据学校的办学宗旨和库房的容量大小酌情处理。象生活类（宠物花卉、厨艺烹饪、服装服饰等）、科普类、少儿教育类、文学文艺类等样书，因其科学技术含量低、更新频率快，完全可以不归；还有一部分学术价值一般的论文、专著等样书可定为短期保管或不归档。并且，随着时间的推移，经常性地对短期保管的样书进行价值鉴定，销毁失去保存价值的样书， 

其次，随着计算机的广泛运用，出版手段现代化了，许多样书都以电子文本的形式在电脑中保存、修改、定稿；出版形态也多样化了，除了纸质图书形态，还出现了音像书、光盘书、网络书等电子书。这些方便了样书以电子文件形式归档，为出版档案逐渐取消纸质样书、减轻库房压力、实现档案信息化创造了条件。以上海交大出版档案为例，2003年出版的样书将以电子文件的形式归档。并且，电子样书的保管期限与其对应的纸质样书一致。 

最后，必须强调：出版档案应对归档样书重视查重，不与本校图书馆收缴的图书重复。许多高校的图书馆根据国家图书收缴制度都设有样本书库，对所属出版社的图书全面收藏、陈列、保存。所以，在样书的纸质材料归档时，可以考虑与图书馆的样本书库核对，避免重复收藏。 

3、样书前期审稿材料： 

包括著作推荐表、出版合同/协议书、作者登记表、手稿、各级审稿单、作者信函等多种材料，反映了著作的原创风貌，具有非常重要的研究价值。这是出版档案优化的重要方面。总体说来，力争改变原来一律长期保管的方法，参考样书前期审稿材料所对应的样书的价值，区分审稿材料的不同价值，细分永久和长期等不同的保管期限。 

对于出版合同/协议书、手稿、作者信函等承担着法律凭证和知识产权界定功能的审稿材料，务必仔细审核、完整收归，视其为出版档案弥足珍贵的财富。对于包含名人名家手迹和珍贵原件的审稿材料，单独列出作永久保管，甚至在历经多年后还要再次审核，以求深入挖掘名家名作和珍品精粹。而对一般性的审稿材料，还是依据原国家教委[93]429号文作长期保管。 

4、校刊、校报： 

包括高校出版的期刊、学报、校报，囊括了高校最新的教学进展、科研成果、学术思想等动态信息，具有高校鲜明的办学特色。这是出版档案中不可忽视的一个方面。应该根据各种刊物和报纸的内容、层次、地位等特征，区别对待。大型的综合性高校可以选择几份重要的校刊、校报收归；一般小型的或专业性高校报刊种类不多，水平参差不齐，可以择优收归，也可不归。并且，对归档的校刊、校报作永久或长期保管。同时，还要应用先进技术，尽量采用电子文件的形式归档。 

5、期刊和学报等前期审稿单： 

因其反映学术内容不多、保存价值不大、文件材料杂乱，一律不归档。 

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作为科学研究和文化思想的物化成果，高校出版档案要审时度势，充分应用网络技术、电子计算机技术等高新技术成果进行出版档案信息的采集、加工、发布、统计和加密；并配合国家档案信息化建设的要求，在优化出版物纸质文件归档的同时，加强出版物电子文件的归档，从而完善优化措施，在高校档案体系中占有一席之地。

 

【作者简介】陈惟、浦芳：均大学本科学历，馆员，现在上海交大档案馆业务指导与监督室工作。联系地址：上海华山路1954号? 上海交通大学档案馆；邮政编码:200030;联系电话：（021）62932029。E-mail:wchen@sjtu.edu.cn或wchenice@hotmail.com （如需，有电子文件可以发往）