各部门： 

    近年来，我校坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面落实科学发展观，紧紧围绕中心，自觉服务大局，在加强档案基础业务建设、提供档案服务等方面取得了一定成绩，在学校事业发展中发挥了积极作用。随着我校教育事业的不断改革和发展，档案工作面临一些新的情况和新的问题，特别是在一些职能处室和二级院系，还存在着领导对档案工作不够重视，档案意识相对薄弱，档案基础业务建设有待加强，档案保管存在安全隐患，档案人员整体素质还不能很好地适应工作需要等问题。对于这些问题，各部门要切实履行职责，积极采取有效措施，不断强化对部门档案工作的监督、指导，推进和深化部门档案工作，更好地为构建和谐校园提供有效服务。现就加强对部门档案工作的监督、指导提出以下意见：

    一、要不断深化对部门档案工作开展监督、指导重要性的认识

     各部门档案工作是我校档案不可分割的重要组成部分，档案工作要为构建和谐校园提供有效服务，做好各部门档案工作至关重要。根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《中共上海市经济党校、上海商学院档案管理办法》规定，由校长办公室负责统一管理学校各类档案，并对各部门档案工作进行检查、监督、指导和培训档案管理工作人员。按照“统一领导，分级管理”的档案工作基本原则，对各部门档案工作进行监督、指导既是我校档案管理部门的法定职责，也是贯彻落实《档案法》和《档案法实施办法》，依法行政的基本任务。对各二级学院、职能处室档案工作疏于管理，缺乏有效监督、指导，工作流于形式等，都是档案管理部门不作为的失职表现。校长办公室要从贯彻落实科学发展观、构建社会主义和谐社会的高度，进一步贯彻落实《中共上海市经济党校、上海商学院档案管理办法》，切实履行对部门档案工作进行监督、指导的法定职责，做到监督到位，指导到位，检查到位，服务到位。

    二、要不断完善对部门档案工作开展监督、指导的机制

    对各部门档案工作进行监督、指导，是校办综合档案室的一项日常性和长期性工作。做好对部门档案工作进行监督、指导工作，必须建立和完善相关的监督、指导机制。一是要建立事前监督、指导机制，以档案业务指导工作为基础，摸清家底，分门别类，明了监督、指导的对象和范围，制定具体计划，明确工作内容；二是要建立事中监督、指导机制，严格按照监督、指导的内容，高标准、严要求，一丝不苟，严谨细致地开展监督、指导工作，不能走形式、走过场；三是要建立事后监督、指导机制，对监督、指导过程中发现的问题，要责令限期整改，对整改中的问题要及时跟踪，对整改结果要及时反馈。同时，还要建立部门档案工作通报制度，起到鼓励先进，鞭策落后，树立典型，以点带面，推动全局的作用。校办综合档案室至少每两年要对监督指导范围内的各部门普遍检查一次，切实做到一级抓一级，一级带一级，整体推进，不留死角。要以与时俱进的精神，针对情况变化和问题，建立并不断完善对各部门档案工作的监督、指导长效机制，把对各部门档案工作的监督、指导纳入重要议事日程，使监督、指导工作制度化、周期化和常态化，推动各部门档案工作不断发展。

    三、要不断创新对部门档案工作开展监督、指导的手段

    校办综合档案室要不断创新对各部门档案工作开展监督、指导的方式和内容。一是要以档案行政执法检查为主要手段，将执法检查与业务监督、指导结合起来，扩大执法检查的覆盖面，增加频度，强化力度。对各部门档案工作开展档案行政执法检查，要以是否将档案工作纳入工作计划、纳入领导议事日程，是否配备了档案工作人员，是否按学校规定将应当归档的文件材料收集齐全，分类保管，档案保管是否存在安全隐患等内容作为监督、指导的重点，进一步增强部门领导的档案意识和责任意识，为部门档案工作的顺利开展创造良好的外部环境。二是要以专项档案业务检查为重要手段，对部门档案工作进行专项检查，把部门档案的收集整理、安全保管、提供利用、现代化管理等业务工作是否符合学校规范标准作为重点检查内容，不断强化部门单位的档案业务工作。三是开展年度档案工作检查评比工作。近年来，市教委和市档案局以不同形式、方式对各高校开展了专项或综合性的档案业务年度检查、考核、认证、认定等活动，这些经过实践检验被证明行之有效的检查方式和检查内容，同样适用于对我校各部门档案工作的监督、指导。学校要建立对各部门档案立卷归档工作的考评制度，并纳入到各部门年度工作考评，具体考评办法详见附件。

    四、要不断提高各部门档案人员队伍的整体素质

    日前学校各部门的档案人员普遍身兼数职，而且调动较为频繁，这给部门档案工作的发展带来了一系列影响。针对这一现状，学校要从政治上、工作上、生活上爱护关心各部门的档案人员，认真倾听他们的呼声，切实帮助他们解决各种困难，使他们安心工作岗位，立足岗位成才。要切实采取有效措施，大力开展档案教育培训工作，不断提高部门档案人员的政治和专业水平。

    对各部门档案人员的培训内容，一是要与党的路线方针政策结合起来，增强档案人员队伍的政治意识和责任意识。要以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观武装各部门档案人员的头脑，以高度的政治责任感和历史使命感，弘扬无私奉献、爱岗敬业精神，尽心尽力、尽职尽责地做好本部门档案工作。二是要与国家有关档案工作的法律法规结合起来，增强各部门档案人员的法制意识。要在各部门的档案人员中普遍开展《档案法》和《中共上海市经济党校、上海商学院档案管理办法》的宣传教育活动，提高各部门档案人员知法、守法和用法的自觉性。三是要与业务规范结合起来，提高各部门档案人员的业务技能。要以国家颁发的档案业务建设标准、规范性文件作为培训教育的主要内容，帮助档案人员准确理解，吃透精神，科学应用并指导实践，不断提高部门档案人员的业务技能。四是要与有关新知识、新技术结合起来，提高部门档案人员的业务素质。通过学习掌握与信息技术相关的新知识，提高应用新技术的能力，适应信息社会的发展潮流。

    校长办公室要高度重视，加强监督指导力量，不断提高业务指导能力和水平，做到对各部门档案工作的监督、指导不留死角，不打折扣；要努力转变工作作风，深入部门，服务部门，促进各院系、处室档案工作水平不断提高。

上 海 商 学 院 

二○○七年七月五日

附件： 

上海商学院部门档案工作考核办法

    为进一步加强学校档案工作，把档案的收集和管理纳入规范化、法制化轨道，更好地为学校的改革和发展服务，根据《中共上海市经济工作委员会党校 上海商学院档案管理办法》，特制定如下考核办法： 

一、各处室 

    1、加强领导，明确职责（占20％）

    （1）各部门应有一位领导分管档案工作，并配备一名兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和移交工作。将档案工作明确列入分管领导和档案工作人员的岗位职责。如有人员调整，必须及时补充，同时将调整后的人员名单报校办综合档案室备案。

    （2）部门领导把档案工作列入议事日程，在布置、检查、总结、验收工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

    （3）分管档案工作的领导和档案工作人员认真参加档案工作会议和业务培训。 

    2、按时立卷归档（占30％）

    （1）严格执行部门形成档案材料预立卷，并由兼职档案员统一整理后向校办综合档案室归档移交的制度。 

    （2）按照国家教育部《高等学校档案工作规范》及《中共上海市经济工作委员会党校 上海商学院档案管理办法》的要求，按时移交本部门产生的各种档案。归档时间按《中共上海市经济工作委员会党校 上海商学院档案管理办法》第五章第十二条执行。 

    3、案卷质量（占50％） 

    严格按照《中共上海市经济工作委员会党校 上海商学院档案管理办法》第八章第二十四、二十五条执行。

    二、二级学院 

    1、领导重视，督促检查（占20％）

    二级学院领导明确分工，把档案工作列入议事日程，在布置、检查教学、科研、管理工作时，同时布置、检查档案工作，并将档案的收集、整理和移交工作落实到人，纳入有关人员的岗位职责。 

    2、按时立卷归档（占30％）

    （1）严格执行学校《各类档案归档范围和保管期限表》。 

    （2）本部门在教学科研等活动中产生的档案应按规定及时移交校办综合档案室。具体时限按《中共上海市经济工作委员会党校 上海商学院档案管理办法》第五章第十二条、第十三条归口移交。 

    3、案卷质量合格（占50％） 

    严格按照《中共上海市经济工作委员会党校 上海商学院档案管理办法》第八章第二十四、二十五条执行。 

     三、考核实施办法 

    1、学校成立档案管理指导委员会，负责指导、管理和监督全校的档案建设工作。

    2、考核对象为各处室、二级学院分管档案工作的领导以及兼职档案员。 

    3、每年学校年终考核前，由校办综合档案室根据各部门实际工作情况填写《上海商学院立卷部门档案考核评定表（试行）》，提出初步评定意见，以此作为学校对各部门分管领导和兼职档案员考核的依据之一，提交学校档案管理指导委员会审核。每个部门所移交案卷的归档率、完整率、合格率的标准为3个100％。归档率、完整率以归档范围及相关信息为依据，合格率以《中共上海市经济工作委员会党校 上海商学院档案管理办法》为依据。 

   四、奖励 

    校长办公会议根据学校档案管理指导委员会的审核意见，讨论决定奖惩的部门、人员及标准，由干部人事处实施奖惩。 

    五、其他 

    1、本办法由校长办公室负责解释。 

    2、本办法印发之日起实施。

 

 

上 海 商 学 院 

二○○七年六月二十七日